ارشیو الکترونیکی

آرشیو الکترونیکی

پیاده سازی و اجرای پروژه های اسکن اسناد و آرشیو الکترونیکی و ثبت داده

به منظور حفظ اطلاعات هر سازمان بایستی اسناد و مدارک خود را از حالت فیزیکی به کامپیوتری تبدیل کند . EDMS یک سیستم نرم افزاری برای سازماندهی و ذخیره سازی انواع مختلف از اسناد کامپیوتری است که یا از اول به صورت الکترونیکی (فایل کامپیوتری) بوده اند یا بعدا از طریق روش های مختلف مانند اسکن از حالت فیزیکی (مثلا کاغذ) به صورت الکترونیکی در آمده اند. این نوع سیستم در واقع یک نوع خاص تری از سیستم مدیریت اسناد قدیمی است که قبلا به صورت فیزیکی انجام می پذیرفت که به کاربران و مدیران برای سازماندهی و مرتب کردن کاغذ و یا اسناد دیجیتال کمک می کند. EDMS را می توان گفت، به طور خاص یک سیستم نرم افزاری است که اسناد دیجیتال، به جای اسناد کاغذی درون یک سازمان ایفای نقش می کنند، هر چند در برخی از موارد، این سیستم نیز ممکن است فقط نسخه های اسکن شده ای از اسناد کاغذی را اداره کند. به منظور ارائه طبقه بندی خوب برای اسناد دیجیتال، بسیاری از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی در یک فرایند دقیق برای ذخیره سازی اسناد، از جمله عناصر خاص به نام ابرداده تکیه می کنند.ابرداده در اصل یک سند دسترسی آسان به اطلاعات کلیدی تعریف می شود، برای کسانی که در جستجوی یک فایل در بایگانی هستند، ابرداده با کلمات کلیدی و یا دیگر استراتژی های انجمنی به آنها کمک خواهد کرد. یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی خوب و کارآمد برای یک کسب و کار یا سازمان بسیار با ارزش است.

دیدگاه شما:

8 + نه =